Espacios de relacionamiento (networking)
Con el objetivo de ofrecer valiosas oportunidades para relacionarse, intercambiar ideas y fortalecer la colaboración, hemos introducido espacios destinados al establecimiento de contactos, una característica innovadora de las reuniones estatutarias del Movimiento celebradas en diciembre. Estos espacios, que ofrecen una variedad de opciones, con y sin reserva anticipada, están especialmente concebidos para ofrecer a los colegas de las Sociedades Nacionales un ambiente cómodo en que puedan interactuar con los participantes de otras Sociedades Nacionales, tanto en entornos formales como informales.
1. #Connect – Zona abierta de interambio
Es un espacio de establecimiento de contactos informal, flexible y acogedor en un espacio abierto, sin necesidad de reserva anticipada.
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Disposición
Varios tamaños y formatos (mesa con sillas, mesas altas, sofá, etc.). -
Capacidad
de 2 a 8 personas sentadas. -
Horarios
- 29 de noviembre a 3 de diciembre –08:00horas a 19:30 horas;
- 4 de diciembre –08:00 horas a 18:00 horas.
Reserva
No se requiere reserva anticipada. Se respetará el orden de llegada.
2. Sala de reuniones bilaterales semi privadas, con reserva anticipada
Se trata de un espacio de reunión organizado con compartimentos temporales semiprivados para reuniones bilaterales entre miembros de la Federación Internacional (del 29 de noviembre al 2 de diciembre) y miembros del Consejo de Delegados (del 3 al 4 de diciembre), y que ofrece un entorno más privado y confidencial.
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Disposición
Las salas de reuniones bilaterales semi privadas estarán ubicadas en la primera y segunda planta del recinto de conferencias. Cada sala tendrá una mesa grande con capacidad para hasta 12 participantes y los compartimientos estarán semicerrados con tabiques a fin de proporcionar un ambiente cómodo para las deliberaciones. -
Capacidad
de 2 a 12 personas sentadas. -
Tramos horarios
Para permitir que los delegados se centren en las actividades oficiales de la Asamblea General de la Federación Internacional y del Consejo de Delegados, las salas de reuniones bilaterales semi privadas con reserva anticipada se asignarán principalmente fuera de los horarios oficiales de las sesiones, específicamente:- temprano por la mañana antes de que comiencen las sesiones oficiales;
- durante la hora de la comida;
- a última hora de la tarde, después de que terminen las sesiones oficiales.
Duración
Hasta 45 minutos por tramo horario.Reserva
Se requiere reserva anticipada. Se ruega consultar la sección «Cómo reservar un espacio» infra para obtener información más detallada.Número de reservas permitidas
Se pueden reservar hasta dos tramos horarios por delegación.Confirmación de las reservas
Las solicitudes de reserva se aceptarán por orden de llegada, teniendo en cuenta la disponibilidad de tramos horarios y la representación geográfica para garantizar que las Sociedades Nacionales de todas las regiones tengan las mismas oportunidades para usar las salas.
Se ruega esperar el mensaje de confirmación para la fecha, hora y lugar exactos de la reunión. Se hará todo lo posible para asignar una sala de establecimiento de contactos según las preferencias de cada uno, sujeto a la disponibilidad.Servicio de comidas
- no se ofrecerá servicio de comidas;
- no se permite la comida en las zonas de las salas.
Modificación de la reserva (fecha y hora)
Cualquier cambio está sujeto a la disponibilidad.
3. Salas de reunión privada
Se trata de salas para reuniones privadas, de varios tamaños, con una disposición adecuada definida previamente, para reuniones de grupos más grandes, que estarán disponibles para los miembros de la Federación Internacional (del 29 de noviembre al 2 de diciembre) y para los miembros del Consejo de Delegados (3 y 4 de diciembre).
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Disposición
- salas de reunión para 12 a 60 personas (estilo aula) con una mesa principal para 6 personas
- sala de reunión para hasta 24 personas, con una disposición rectangular.
Servicios audiovisuales
retroproyector y pantalla (los organizadores deben proporcionar su propio ordenador portátil para las proyecciones). Se ruega tener en cuenta que no habrá retransmisión en directo ni participación híbrida.Tramos horarios
Para permitir que los delegados se centren en los procedimientos oficiales de la Asamblea General de la Federación Internacional y del Consejo de Delegados, los tramos horarios para el uso de las salas de reuniones privadas se asignarán principalmente fuera de los horarios oficiales de las sesiones, específicamente:- temprano por la mañana antes de que comiencen las sesiones oficiales;
- durante la hora de la comida;
- a última hora de la tarde, después de que terminen las sesiones oficiales.
Duración
Hasta 60 minutos.Reserva
Se requiere reserva anticipada. Se ruega consultar la sección «Cómo reservar un espacio» infra, para obtener información más detallada.Número de reservas permitidas
Se puede reservar un espacio por delegación.Confirmación de las reservas
Las solicitudes se examinarán y aceptarán teniendo en cuenta la disponibilidad de tramos horarios y la representación geográfica, a fin de garantizar que las Sociedades Nacionales de todas las regiones tengan las mismas oportunidades para utilizar las salas de reunión privada.
Se ruega esperar el mensaje de confirmación para la fecha, hora y lugar exactos de la reunión. Se hará todo lo posible para asignar una sala de reunión privada según las preferencias de cada uno, sujeto a la disponibilidad.Modificación de las reservas
Las reservas no pueden cambiarse una vez que se ha emitido la confirmación.
Antes del 29 de noviembre
Se pide a las delegaciones interesadas en reservar espacios para reuniones que envíen un formulario de solicitud en línea.
**Solo los participantes registrados podrán presentar una solicitud.**
29 de noviembre – 4 de diciembre
En la recepción del espacio de establecimiento de contactos, ubicada en la segunda planta del lugar de celebración de la conferencia (CICG), se atenderán personalmente todas las consultas, solicitudes y modificaciones.
Horario: 7.45-20.00 h
Cada delegación puede solicitar hasta dos salas de reuniones bilaterales semiprivadas con reserva anticipada y una sala de reunión privada.
Para evitar que haya reservas dobles, solo la delegación que inicie la reunión debe presentar una solicitud. Si hay varias delegaciones participantes en la reunión, se ruega designar un único punto focal que presente la solicitud en nombre de todas las partes e incluir los nombres de todas las delegaciones participantes en el formulario de solicitud.
Se recomienda encarecidamente que se comience a concertar reuniones con otras Sociedades Nacionales y se envíen las solicitudes lo antes posible, ya que hay tramos horarios cuya disponibilidad es limitada.