مساحات التواصل ونسج العلاقات
حرصا على إتاحة فرص قيمة للتواصل وتبادل الأفكار وتعزيز التعاون، استحدثنا مساحات للتواصل ونسج العلاقات، وهي سمة مبتكرة ستشهدها الاجتماعات الدستورية للحركة في ديسمبر. وهذه المساحات التي تتيح خيارات متنوعة، ومنها المتاح بحجز ومنها بغير حجز، صُممت خصيصا لتزويدكم ببيئة مريحة للتواصل مع المشاركين من الجمعيات الوطنية الأخرى سواء على نحو رسمي أو غير رسمي.
1- #التواصل – حيّز الاستقبال والتعارف
هو حيّز غير رسمي ومرن وترحيبي في منطقة مفتوحة للتواصل ونسج العلاقات، ولا يتطلّب حجزا مسبقا.
-
التجهيز
أحجام وأشكال متنوعة (الطاولات مع الكراسي، والطاولات المرتفعة، والأرائك، وغيرها.) -
سعة المقاعد
من 2 إلى 8 أشخاص. -
مواعيد العمل
من 29 نوفمبر إلى 3 ديسمبر – من الساعة 8:00 إلى الساعة 19:30؛ وفي 4 ديسمبر – من الساعة 8:00 إلى الساعة 18:00/ -
الحجز
لا يلزم إجراء أي حجز مسبق. والأولوية ستكون وفقا لأسبقية الوصول.
2- صالة التواصل بالحجز
هو حيز اجتماعات منظم يضمّ مقصورات مؤقتة شبه خاصة، من أجل الاجتماعات الثنائية والاجتماعات بين أعضاء الاتحاد الدولي (من 29 نوفمبر إلى 2 ديسمبر) وبين أعضاء مجلس المندوبين (في 3 و4 ديسمبر)، وهو يوفر أجواء من الخصوصية والسرية.
-
التجهيز
صالات التواصل متاحة في الطابقين الأول والثاني من مكان انعقاد المؤتمر. وستضم كل صالة طاولة كبيرة تتّسع لما يصل إلى 12 مشاركا، وستكون شبه محاطة بفواصل لتوفير بيئة مريحة ومناسبة للمناقشات. -
سعة المقاعد
من 2 إلى 12 شخصا. -
الفترات الزمنية
من أجل تمكين المندوبين من التركيز على الاجتماعات الرسمية للجمعية العامة للاتحاد الدولي ومجلس المندوبين، ستُخصّص الفترات الزمنية لصالات التواصل بالحجز بشكل أساسي خارج مواعيد الجلسات الرسمية، وتحديدا:- في الصباح الباكر قبل بدء الجلسات الرسمية.
- خلال فترة الغداء.
- في أواخر فترة بعد الظهر، عقب اختتام الجلسات الرسمية.
المدة
حتى 45 دقيقة لكل فترة زمنية.الحجز
الحجز المسبق إلزامي. ويُرجى الاطلاع على قسم “طريقة حجز مساحة” أدناه للحصول على مزيد من المعلومات التفصيلية.عدد الحجوزات المسموح بها
يمكن لكل وفد حجز ما يصل إلى فترتين زمنيتين.تأكيد الحجز
ستُقبل طلبات الحجز وفقا لأسبقية التقديم، مع مراعاة توافر الفترات الزمنية والتمثيل الجغرافي، لضمان حصول الجمعيات الوطنية من جميع المناطق على فرص متساوية لاستخدام الصالات.
ويُرجى انتظار تلقّي رسالة التأكيد لمعرفة تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه بالتحديد. وسيُبذل كل جهد ممكن لتخصيص صالة تواصل بما يتوافق مع تفضيلاتكم، رهنا بتوافر الصالات.خدمة تقديم الطعام
- لن تتوفّر خدمة تقديم الطعام.
- يُمنع تناول الطعام في الصالات.
تغيير الحجوزات (التاريخ والوقت)
تخضع أي تغييرات لتوافر الصالات.
3- قاعة الاجتماعات الخاصة
ستتاح قاعات اجتماعات خاصة بأحجام متنوعة وتجهيزات محدّدة مسبقا، تناسب الاجتماعات التي تضم مجموعة أكبر من أعضاء الاتحاد الدولي (من 29 نوفمبر إلى 2 ديسمبر)، وأعضاء مجلس المندوبين (في 3 و4 ديسمبر).
-
التجهيز
- قاعة اجتماعات بسعة تتراوح بين 12 و60 شخصا (على غرار قاعة تدريس)، مع طاولة رئيسية تتّسع لـما يصل إلى 6 أشخاص.
- قاعة اجتماعات تتّسع لما يصل إلى 24 شخصا مع ترتيب مستطيل للطاولات.
التجهيزات السمعية والبصرية
جهاز عرض علوي وشاشة عرض (يتعيّن على المنظمين توفير حاسوب محمول خاص بهم لاستخدامه في العروض). ويُرجى الالتفات إلى أن البث المباشر والمشاركة على نحو هجين لن يكونا متاحتين.الفترات الزمنية
من أجل تمكين المندوبين من التركيز على الاجتماعات الرسمية للجمعية العامة للاتحاد الدولي ومجلس المندوبين، ستُخصّص الفترات الزمنية لقاعة الاجتماعات الخاصة بشكل أساسي خارج مواعيد الجلسات الرسمية، وتحديدا:- في الصباح الباكر قبل بدء الجلسات الرسمية.
- خلال فترة الغداء.
- في أواخر فترة بعد الظهر، عقب اختتام الجلسات الرسمية.
المدة
حتى 60 دقيقة.الحجز
الحجز المسبق إلزامي. ويُرجى الاطلاع على قسم “طريقة حجز مساحة” أدناه للحصول على مزيد من المعلومات التفصيلية.عدد الحجوزات المسموح بها
يمكن لكل وفد حجز مساحة واحدة.تأكيد الحجز
ستُستعرض الطلبات وتُقبلوفقا لأسبقية التقديم، مع مراعاة توافر الفترات الزمنية والتمثيل الجغرافي، لضمان حصول الجمعيات الوطنية من جميع المناطق على فرص متساوية لاستخدام قاعات الاجتماعات الخاصة.
ويُرجى انتظار تلقّي رسالة التأكيد لمعرفة تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه بالتحديد. وسيُبذل كل جهد ممكن لتخصيص صالة اجتماعات بما يتوافق مع تفضيلاتكم، رهنا بتوافر الصالات.تغيير الحجوزات
لا يمكن تغيير الحجوزات بعد إصدار رسالة التأكيد.
قبل 29 نوفمبر
يُطلب من الوفود المهتمة بحجز مساحات للاجتماعات تقديم استمارة طلب إلكترونية. والمشاركون المسجلون هم وحدهم من يجوز لهم تقديم طلبات.
في الفترة من 29 نوفمبر إلى 4 ديسمبر
ستُعالج كل الاستفسارات والطلبات والتعديلات شخصيا في مكتب التواصل ونسج العلاقات الواقع في الطابق الثاني في مكان انعقاد الاجتماعات.
وساعات عمله تمتد من الساعة 7:45 إلى الساعة 20:00
ويمكن لكل وفد طلب حجز ما يصل إلى مساحتين من صالات التواصل وقاعة اجتماعات خاصة واحدة.
ولتجنب الحجوزات المزدوجة، وحدها الوفود المبادرة إلى عقد اجتماع هي التي ينبغي أن تقدم طلبا. وفي حال مشاركة عدة وفود في تنظيم الاجتماع، يُرجى تعيين جهة اتصال واحدة لتقديم الطلب نيابة عن جميع الأطراف، مع إدراج أسماء جميع الوفود المشاركة في استمارة الطلب.
ونوصيكم بشدة بالبدء في تحضير الاجتماعات مع الجمعيات الوطنية الأخرى وإرسال طلباتكم في أسرع وقت ممكن نظرا لقلة الفترات الزمنية المتاحة.