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Report on – 33rd IC Resolution 4: Restoring Family Links while respecting privacy, including as it relates to personal data protection (33IC/19/R4) – American Red Cross

Reuniones Estatutarias / 33rd IC Resolution Report / XXXIII Conferencia Internacional / Report on – 33rd IC Resolution 4: Restoring Family Links while respecting privacy, including as it relates to personal data protection (33IC/19/R4) – American Red Cross

  1. ¿ Ha incorporado el Estado/la Sociedad Nacional/la institución los empeños contenidos en esta resolución en los planes estratégicos u operativos pertinentes?

    Sí

    Los compromisos han sido incorporados en
    estrategia
    política
    plan operativo

    A internacional, regional, nacional nivel

    Explicación:

    The RFL team at NHQ and in the regions is using a secure application (FLA) for case management that is protected by multifactor authentication along with our Single Sign On to add an additional layer of protection. This system is an internal secure environment that is used for data transfer by 70+ national societies and all ICRC delegations. We also use an ICRC managed tool for secure file transfers that has also been, through our assistance, adopted by SAF to use when working with national societies. We have implemented use of the Information Notice and Authorization Forms that inform clients of their rights on data protection and how their information is managed. We work with our federal government partners to ensure access to unaccompanied and separated children in custody of the federal government to work toward reunifying them with their families. Since October 2023 we started to require completion of the data and privacy awareness trainings for anyone who has access to PII for clients. Two RFL staff at NHQ attended a week-long Data Protection Officer in Humanitarian Action training hosted by ICRC and Maastricht University.

  2. Ha trabajado el Estado/la Sociedad Nacional/la institución con otros asociados para poner en práctica los empeños contenidos en esta resolución?

    Sí

    En asociación con:
    Sociedad Nacional de la Cruz Roja o de la Media Luna Roja de su país
    gobierno y/o autoridades públicas
    CICR/Federación Internacional
    otras Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja

    Ejemplos de cooperación:

    Internally, in FY23 the RFL team coordinated with the SAF Hero Care Center to facilitate access to the Secure File Exchange (SFE) tool managed by ICRC to ensure continuity of service to service members with families overseas.

    MOA signed with ORR in 2023 to ensure access to unaccompanied and separated children in the custody of the US Office of Refugee Resettlement (ORR). As children they fall under a particularly sensitive category of beneficiaries.

    Ongoing relationship with ICRC in development of the case management tool. The American Red Cross is a member the Implementation Group. Vicente Baamonde-Antelo through January 2024 and now Jemina Shikany.

    The American Red Cross was in a leadership role until January 2024 in the regional RFL group comprised of the US and all countries in Central America and Mexico, AmerCAN. This role involved leadership to support these national societies as they navigated adopting the use of the SFE exchange, FLA, and the Information Notice and Authorization forms.

  3. ¿Ha habido dificultades para poner en práctica los empeños contenidos en esta resolución?

    Sí

    Dificultades en relación con:
    recursos humanos
    conflicto de prioridades
    falta de capacidad y/o de apoyo (técnico, financiero o de otra índole)

    Describa detalladamente estas dificultades:

    The RFL team size was reduced. The RFL team had a full-time manager position until 2021.

  4. ¿Han incidido los empeños contenidos en esta resolución en el trabajo y la dirección del Estado/la Sociedad Nacional/la institución?

    Sí

    Tipo de repercusión:
    fortalecimiento de la cooperación entre el gobierno o las autoridades públicas y la Sociedad Nacional
    formación y capacidad de los miembros del personal y de los voluntarios (en el caso de las Sociedades Nacionales);

    Describa detalladamente las repercusiones:

    The MOA with ORR increased cooperation with ORR and requiring the completion of the data and privacy awareness trainings for anyone who has access to PII for clients increased training level of both paid and volunteer staff.

  5. 5. Han incidido los empeños contenidos en esta resolución en las comunidades a las que el Estado/la Sociedad Nacional/la institución presta servicios?

    No
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